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LA GESTIÓN DE PROYECTOS COMO ACTIVIDAD GLOBAL EN LA EMPRESA. DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ARRIAGA ASOCIADOS.

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LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA EMPRESA

Los directivos dedican una gran parte de su tiempo a la gestión de proyectos, generalmente sin una metodología.

Ante todo la gestión de proyectos es una cuestión de sentido común y experiencia

En la gestión de proyectos hemos de tener en cuenta que es importante saber gestionar los tiempos, saber gestionar el coste, sabe gestionar el alcance.

 Sin embargo la mayoría de los proyectos no se cumplen los plazos ni el presupuesto y tampoco hacemos lo definido y planificado.

Hay varios pasos a tener en cuenta:

♦ Hemos identificar claramente los proyectos que tenemos encima de la mesa ya que hemos de ser conscientes que proyectos son complejos,  los  recursos son limitados, y se cuenta con unos plazos y con unos presupuestos determinados.

♦ Hemos de tener en cuenta  la ley de Parkinson de 1955 que afirma que  el trabajo siempre se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible.

♦ Como hemos dicho, tenemos que determinar claramente qué alcance tiene nuestro proyecto,  sea cual sea este,  qué plazos tenemos para desarrollarlo y cuáles son los costes máximos presupuestados.

♦ En la definición del proyecto también tenemos que tener especial cuidado en determinar el equipo al que vamos a asignarle el proyecto, cuáles son las expectativas y las necesidades de todos los integrantes del grupo.

♦ Hemos de aplicar una buena planificación del proyecto. Es decir, hemos de preparar la batalla, saber cuáles son los planes para conseguir la ganar la batalla.

♦ Pero no caigamos en los errores típico de la planificación: demasiada inflexibilidad, falta de agilidad o mentalidad poca abierta al cambio.

♦ Tenemos siempre el problema de la dificultad de estimar cuál es el tiempo necesario para realizar las actividades que a la mejor nunca se han realizado. Conviene diferenciar entre lo que  es incertidumbre  y lo que es riesgo. Cuando hablamos de incertidumbre hablamos de variaciones  de elementos  conocidos como por ejemplo el coste.  Sin embargo cuando hablamos de riesgo, son acontecimientos con alguna probabilidad de que ocurra y tendrían un impacto determinado.

♦ Hemos de poner colchones para minimizar incertidumbres  y establecer planes de contingencias para cubrir los riesgos.

Ya sabemos dónde estamos, ya sabemos dónde queremos ir,  ahora hemos de trabajar duro. Peter Drucker advertía: “los planes no son más que buenas intenciones al menos que al final se cambien o se  conviertan en el trabajo duro”.

Es fundamental en la fase de seguimiento establecer un sistema que nos proporcione información suficiente para la gestión de la evolución del proyecto y poder sí  establecer planes de corrección en caso de desviaciones.

Por último llegamos a la fase de identificar y documentar lo aprendido, es decir, ver qué cosas hemos hecho bien en el proyecto, qué planes han funcionado,  para trasmitir este conocimiento aprendido a otros miembros de nuestro departamento de operaciones o incluso a la empresa, a toda la empresa en general.

Departamento de Operaciones.  Arriaga Asociados.

 

 

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Comentarios (2)

  • Paola

    Peter Drucker era una persona con mucho sentido común

  • Dep.Operaciones

    Hola Paola;
    Así es! Considerado el Padre del Management Moderno, y se estudia en todas las escuelas de empresas.
    Fue alumno de John Maynard Keynes y de Joseph Schumpeter, dos de los más grandes economistas.
    Son varios los libros cargados con ese sentido común, particularmente me parecen interesantes,
    La dirección por objetivos (1964)
    Gestionar en tiempos turbulentos” (1980) Muy apropiado para estos tiempos.
    Gracias por seguir nuestro Blog y confío en seguir recibiendo tus aportaciones.
    Un saludo

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